KI-Vorhaben für das vierte Quartal ordnen

Nach der Urlaubszeit liegt in vielen Geschäftsführungen dasselbe auf dem Tisch: Was hat das Jahr an KI-Ideen gebracht, was davon läuft, und was soll im Budget 2027 stehen? Wer jetzt sortiert, geht mit einer klaren Liste ins vierte Quartal. Wer es verschiebt, startet im Januar mit zu vielen offenen Enden.

Schritt 1: Bestand ehrlich aufnehmen

Listen Sie alle KI-Anwendungen auf, die im Unternehmen genutzt werden. Dazu zählen offizielle Pilotprojekte, aber auch Werkzeuge, die einzelne Teams auf eigene Faust einsetzen. Zu jeder Anwendung gehören vier Angaben: wer sie nutzt, welche Daten hineingehen, was sie kostet und ob jemand den Nutzen messen kann.

Schritt 2: Piloten in drei Gruppen teilen

Sortieren Sie jeden Piloten in eine von drei Gruppen. Die erste umfasst Vorhaben mit messbarem Nutzen, die in den Regelbetrieb gehören. Die zweite sind Vorhaben mit offenem Ergebnis, für die Sie eine Frist bis Jahresende setzen. Die dritte sind Vorhaben ohne erkennbaren Nutzen. Diese beenden Sie bewusst, statt sie auslaufen zu lassen. Ein sauber beendeter Pilot liefert Wissen. Ein vergessener verursacht weiter Lizenzkosten.

Schritt 3: Zwei bis drei Vorhaben auswählen

Mittelständische Teams haben selten Kapazität für mehr als drei parallele Vorhaben. Bewerten Sie Kandidaten nach drei Fragen:

• Wie oft kommt der Vorgang im Monat vor, und wie viel Zeit kostet er heute?
• Liegen die nötigen Daten bereits geordnet vor?
• Gibt es im Unternehmen eine Person, die das Ergebnis fachlich beurteilen kann?

Vorhaben, bei denen zwei der drei Fragen mit Nein beantwortet werden, gehören in die Warteschleife. Meist fehlt dort nicht die Technik, sondern die Datenbasis.

Schritt 4: Verantwortung und Kennzahl festlegen

Jedes Vorhaben erhält eine verantwortliche Person aus dem Fachbereich und genau eine Kennzahl. Das kann die Bearbeitungszeit pro Angebot sein, die Zahl der Rückfragen im Kundenservice oder die Quote korrekt vorbefüllter Formulare. Legen Sie den Ausgangswert jetzt fest, solange das Verfahren noch nicht verändert ist. Ohne Ausgangswert lässt sich im Dezember nicht sagen, ob sich etwas verbessert hat.

Schritt 5: Schulung und Regeln mitplanen

Ein Vorhaben ist erst fertig, wenn die Mitarbeitenden wissen, wie sie damit umgehen und was nicht in ein Werkzeug gehört. Planen Sie für jedes Vorhaben eine kurze Einweisung ein und halten Sie schriftlich fest, welche Daten eingegeben werden dürfen. Das kostet einen halben Tag und erspart später Diskussionen.

Schritt 6: Das Budget 2027 vorbereiten

Trennen Sie im Budget zwischen Lizenz- und Nutzungskosten, einmaligem Aufbau und dem Aufwand für Pflege. Gerade der dritte Posten fehlt in vielen Planungen. Ein Assistent, der auf Ihren Dokumenten arbeitet, muss laufend aktualisiert werden, und jemand muss die Qualität stichprobenartig prüfen.

Wenn Sie die Liste an einem Nachmittag mit Geschäftsführung und Fachbereichsleitung durchgehen, haben Sie am Abend eine belastbare Grundlage für Q4. Der Readiness-Check unterstützt Sie dabei, den Stand Ihrer Daten und Prozesse einzuordnen.