KI-Budget 2027: die Checkliste für den Spätsommer

Viele mittelständische Unternehmen beginnen im Spätsommer mit der Planung für das nächste Jahr. KI gehört dort inzwischen dazu, wird aber oft als Nebenposten behandelt. Das ist ein zeitloser Planungsbeitrag, er beruht nicht auf einer aktuellen Meldung. Die Zahlen stammen aus der Bitkom-Befragung von Anfang 2026.

Warum Planung nötig ist

Nach Bitkom („Digitalisierung der Wirtschaft“, März 2026) nutzen 41 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI, ein Jahr zuvor waren es 17 Prozent. 36 Prozent wollen 2026 mehr in die Digitalisierung investieren, nach 29 Prozent im Vorjahr. Zugleich sagt ein Drittel der KI-Nutzer, es sei teurer als erwartet. Wer nicht plant, zahlt für Einzellösungen, die sich nicht ergänzen.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

• Welche KI-Werkzeuge sind im Haus im Einsatz, offiziell und inoffiziell?
• Was kosten sie heute, einschließlich der Zeit, die Mitarbeitende für Pflege und Nacharbeit aufwenden?
• Welche Ergebnisse sind messbar, etwa gesparte Stunden oder kürzere Durchlaufzeiten?

Schritt 2: Ziele festlegen

Formulieren Sie zwei bis drei konkrete Ziele für 2027, zum Beispiel: Angebotsbearbeitung um ein Drittel verkürzen oder die Antwortzeit im Kundenservice halbieren. Vage Ziele wie mehr Effizienz lassen sich später nicht prüfen.

Schritt 3: Kostenarten sauber trennen

• Nutzungskosten: Lizenzen und Verbrauch an Token.
• Einführungskosten: Anpassung, Anbindung an vorhandene Systeme, Tests.
• Menschliche Zeit: Schulung, Prüfung der Ergebnisse, Pflege der Wissensbasis.
• Regulierung: Verzeichnis der Systeme, Kennzeichnung, Dokumentation, gegebenenfalls Rechtsberatung.

Schritt 4: Schulung einplanen

In der Bitkom-Befragung nennen 70 Prozent den Fachkräftemangel und 77 Prozent den Datenschutz als Hürde. Beides lässt sich durch Schulung abmildern. Planen Sie dafür Stunden und Geld ein, und legen Sie fest, wer wann geschult wird.

Schritt 5: Zeitplan mit Prüfpunkten

Teilen Sie das Jahr in Quartale. Am Ende jedes Quartals prüfen Sie, ob die Ziele erreicht wurden und ob das Budget noch passt. Halten Sie eine Rücklage von rund einem Fünftel für Unvorhergesehenes bereit, denn Modelle und Preise ändern sich schnell.

Ein letzter Rat: Planen Sie nicht nur Ausgaben, sondern auch Entscheidungen. Legen Sie fest, bei welchen Ergebnissen ein Vorhaben ausgebaut wird und bei welchen es endet. Das macht es leichter, im Lauf des Jahres Geld von schwachen auf starke Vorhaben zu verschieben, ohne dass daraus eine Grundsatzdiskussion wird.

Wenn Sie möchten, rechnen wir diese Schritte gemeinsam mit Ihnen für Ihren Betrieb durch.

Quellen

• Bitkom: Digitalisierung der Wirtschaft, Unternehmen beschäftigen sich mit KI (März 2026)