KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was Sie dokumentieren sollten

Zum 2. Februar 2025 sind die ersten Teile der KI-Verordnung in Kraft getreten, darunter die Verbote bestimmter Anwendungen und Artikel 4. Dieser Artikel verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, mit denen ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Das betrifft praktisch jedes Unternehmen, in dem Mitarbeitende mit KI-Werkzeugen arbeiten.

Was verlangt wird, was nicht

Artikel 4 schreibt keine bestimmte Schulungsform vor. Es ist weder ein externer Kurs noch ein Zertifikat oder eine Mindestdauer festgelegt. Die Maßnahmen müssen zum Kenntnisstand der Personen, zum Einsatzkontext und zu den betroffenen Menschen passen. Artikel 4 steht nach Auskunft von Fachportalen nicht in der Bußgeldliste der Verordnung. Das ändert nichts an der Pflicht.

Stand im Digitalen Omnibus

Nach dem Vorschlag der EU-Kommission vom 19. November 2025 soll die konkrete Arbeitgeberpflicht durch eine gemeinsame Förderaufgabe von Kommission und Mitgliedstaaten ersetzt werden. Beschlossen ist das nicht. Bis dahin gilt Artikel 4 unverändert.

Ein schlankes Konzept in vier Teilen

• Bestandsaufnahme: Wer nutzt welche KI-Werkzeuge, mit welchen Daten und in welcher Rolle?
• Grundlagen für alle: Eine kurze Einführung zu Funktionsweise, Grenzen, Halluzinationen, Datenschutz und Regeln im Haus, etwa 60 bis 90 Minuten.
• Vertiefung nach Rolle: Wer Entscheidungen vorbereitet, Verträge prüft oder Kundendaten verarbeitet, braucht mehr als die Grundlagen.
• Dokumentation: Termine, Teilnehmende, Inhalte und Datum der Auffrischung festhalten.

Typische Fehler

• Eine einmalige Schulung ohne Wiederholung, obwohl sich Werkzeuge ständig ändern.
• Reine Technikschulungen ohne Regeln zu Datenschutz und Freigaben.
• Fehlende Dokumentation. Im Streitfall zählt, was belegt werden kann.

Ein Beispiel für die Dokumentation

Eine einfache Tabelle genügt: Name oder Rolle, genutzte KI-Werkzeuge, Datum der Grundschulung, Datum der Vertiefung, Datum der nächsten Auffrischung. Legen Sie dazu die Schulungsunterlagen ab und halten Sie fest, welche Regeln im Haus gelten, zum Beispiel zur Eingabe personenbezogener Daten. Diese Unterlagen helfen bei Rückfragen von Kunden und Prüfern.

Wichtig ist außerdem, Personen einzubeziehen, die KI nur gelegentlich nutzen. Gerade bei ihnen fehlt oft das Bewusstsein für Grenzen der Werkzeuge.

Binden Sie den Betriebsrat ein, falls vorhanden. Schulungen zu KI sind ein gutes Thema für eine gemeinsame Vereinbarung und erhöhen die Akzeptanz im Team.

Planen Sie zwei Auffrischungen pro Jahr, kurz und anlassbezogen, zum Beispiel nach Einführung eines neuen Werkzeugs. So bleibt die Pflicht Teil des Alltags und wird nicht zum Jahresprojekt.

KI-Kompetenz in drei Beiträgen: Schulungskonzept (Juni); Artikel 4 nach dem Omnibus (Juli).

Quellen

• IHK München: AI Act, Regeln für Unternehmen
• Skill Sprinters: EU AI Act Artikel 4
• CMS: KI, Digitaler Omnibus der EU-Kommission