Sommerzeit nutzen: ein KI-Pilot in vier Wochen

Im Hochsommer ist in vielen Betrieben weniger los. Einige Mitarbeitende sind im Urlaub, Termine werden seltener. Wer einen KI-Pilot plant, kann diese Ruhe nutzen. Wichtig ist ein klar begrenzter Auftrag. Dies ist ein zeitloser Praxisbeitrag, er beruht nicht auf einer aktuellen Meldung.

Woche 1: den richtigen Prozess finden

Suchen Sie einen Ablauf, der oft vorkommt, überschaubar ist und dessen Ergebnis sich schnell prüfen lässt. Gute Kandidaten sind die Vorsortierung eingehender Anfragen, der Erstentwurf eines Angebotstextes oder die Zusammenfassung langer Dokumente. Ungeeignet für den Anfang sind Prozesse mit hohem Risiko, etwa automatische Vertragsversendung oder Preisänderungen ohne menschliche Freigabe.

Messen Sie in dieser Woche den Ausgangswert: Wie lange dauert der Prozess heute, wie viele Fälle gibt es pro Woche, wie oft gibt es Rückfragen oder Fehler?

Woche 2: Aufbau mit klaren Grenzen

Legen Sie fest, welche Daten das System sehen darf. Verwenden Sie für den Pilot möglichst keine sensiblen personenbezogenen Daten, oder klären Sie vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, wie sie geschützt sind. Bestimmen Sie eine Person, die jedes Ergebnis prüft, und eine, die im Zweifel abschaltet.

Woche 3: Betrieb mit Kontrolle

Lassen Sie den Pilot mit echten Fällen laufen, aber mit menschlicher Freigabe. Halten Sie kurz fest, wo das System gut war und wo es falsch lag. Eine einfache Liste genügt: Fall, Ergebnis, korrigiert ja oder nein, Zeitaufwand.

Woche 4: bewerten und entscheiden

Vergleichen Sie mit dem Ausgangswert aus Woche 1. Drei Fragen genügen: Wurde Zeit gespart? War die Qualität mindestens so gut wie vorher? Wie hoch sind die laufenden Kosten im Verhältnis zur Ersparnis? Danach gibt es drei mögliche Entscheidungen: ausweiten, anpassen oder beenden. Auch ein beendeter Pilot ist ein Ergebnis, denn er hat Ihnen Geld für den falschen Ausbau gespart.

Stolperstellen

• Zu großer Auftrag: Ein Pilot für das ganze Unternehmen scheitert fast immer an der eigenen Größe.
• Kein Ausgangswert: Ohne Vergleich lässt sich später nur schwer sagen, ob es sich gelohnt hat.
• Keine Zuständigkeit: Ein Pilot ohne verantwortliche Person läuft im Sande.

Noch ein Hinweis zur Auswahl: Wenn Sie zwischen zwei Prozessen schwanken, nehmen Sie den, dessen Ergebnis Sie schneller beurteilen können. Ein Pilot soll vor allem lehren, wie Ihre Organisation mit KI umgeht. Das Lernen gelingt am besten dort, wo Rückmeldungen innerhalb von Tagen kommen und nicht erst nach Monaten.

Laut Bitkom nennen Unternehmen vor allem Datenschutz (77 Prozent), Fachkräftemangel (70 Prozent) und Zeitmangel (66 Prozent) als Hürden der Digitalisierung. Ein kleiner, begrenzter Pilot reduziert alle drei, weil er wenig Zeit bindet und die Datenfrage überschaubar hält.

Quellen

• Bitkom: Digitalisierung der Wirtschaft, Unternehmen beschäftigen sich mit KI (März 2026)