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Unser Vorgehen

Vier Phasen, ein klarer Weg zur Wirkung.

KI-Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an fehlender Klarheit, zu großen Schritten und unklarer Verantwortung. Unser Vorgehen setzt dort an: erst verstehen, dann beweisen, dann skalieren, dann betreiben.
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Roadmap

Vier Phasen, jede mit Ziel, Ergebnis und Entscheidung

Wählen Sie eine Phase, um Ziel, Ablauf, Ergebnisse, Rollen und Risiken zu sehen. Mit den Pfeiltasten wechseln Sie zwischen den Phasen. Nach jeder Phase können Sie stoppen, anpassen oder weitergehen.

Phase 1 · 2 bis 4 Wochen

Analyse

Ausgangslage verstehen, Potenziale bewerten, Roadmap erstellen.

Entscheidung am Ende Einstieg in den Pilot, ja oder nein

Ziel

Klarheit über Potenziale, Risiken und Prioritäten

Am Ende der Analyse wissen Sie, welche zwei oder drei Anwendungsfälle den größten Nutzen bei vertretbarem Aufwand versprechen, welche Daten und Systeme dafür bereitstehen und welche Regeln einzuhalten sind.

Die Analyse ist bewusst schlank. Sie ersetzt keine monatelange Studie, sondern liefert eine Entscheidungsgrundlage, mit der Geschäftsführung und Fachbereiche gemeinsam weiterarbeiten können.

Ablauf

Typische Dauer: 2 bis 4 Wochen, je nach Unternehmensgröße und Zahl der beteiligten Bereiche.

  1. Auftakt und Zieldefinition
    Woche 1

    Gespräch mit der Geschäftsführung: Ziele, Erwartungen, Rahmenbedingungen und Ansprechpartner.

  2. Interviews und Prozessaufnahme
    Woche 1 bis 2

    Kurze Gespräche mit Fachbereichen, um Engpässe, manuelle Arbeit und Wissensinseln sichtbar zu machen.

  3. Daten- und Systemcheck
    Woche 2 bis 3

    Wir prüfen, welche Daten in welcher Qualität vorliegen und wie sich Systeme anbinden lassen.

  4. Bewertung und Priorisierung
    Woche 3

    Gemeinsamer Workshop, in dem die Anwendungsfälle bewertet und die Reihenfolge festgelegt wird.

  5. Roadmap und Entscheidung
    Woche 4

    Präsentation der Ergebnisse und Entscheidung über den Einstieg in den Pilot.

Ergebnisse

Was Sie nach der Analyse in der Hand haben

  • Reifegrad-BewertungEinordnung von Strategie, Daten, Technik, Kompetenzen und Governance in verständlicher Form.
  • Priorisierte Use-Case-ListeAnwendungsfälle bewertet nach Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiko.
  • Roadmap für 12 MonateReihenfolge, Aufwandsspannen und Verantwortlichkeiten, passend zu Ihren Ressourcen.
  • Datenschutz- und RisikoeinschätzungErste Bewertung nach DSGVO und EU AI Act mit klaren Handlungsempfehlungen.
  • Pilot-VorschlagKonkreter Zuschnitt für den ersten Anwendungsfall inklusive Erfolgskriterien.
  • EntscheidungsvorlageEine kompakte Zusammenfassung für Geschäftsführung und Gesellschafter.

Rollen

Wer macht was: Kunde und brandnext

Wer macht was in der Phase Analyse
AufgabeKundebrandnext
Ziele und Rahmen festlegenentscheidetführt
Interviews mit den Fachbereichenwirkt mitführt
Beispieldaten und Prozessbeschreibungen bereitstellenführtwirkt mit
Daten- und Systemcheckwirkt mitführt
Bewertungsworkshop und Priorisierungentscheidetführt
Roadmap und Entscheidungsvorlageentscheidetführt

führt setzt um und treibt voran · entscheidet gibt frei · wirkt mit liefert zu · informiert wird auf dem Laufenden gehalten

Risiken

Typische Stolpersteine und wie wir ihnen begegnen

  • RisikoDer Umfang wächst zu breit

    GegenmaßnahmeFokus auf zwei bis drei Anwendungsfälle, die im Workshop gemeinsam bewertet werden.

  • RisikoFachbereiche haben wenig Zeit

    GegenmaßnahmeKurze, früh terminierte Interviews statt langer Workshops.

  • RisikoDie Datenlage ist schlechter als erwartet

    GegenmaßnahmeDer Datencheck läuft vor der Priorisierung, schwache Datenlage fließt in die Bewertung ein.

  • RisikoDie Analyse endet ohne Entscheidung

    GegenmaßnahmeEine kompakte Entscheidungsvorlage und ein fester Termin für die Entscheidung.

Phase 2 · 4 bis 8 Wochen

Pilot

Einen Anwendungsfall schnell und messbar in der Praxis beweisen.

Entscheidung am Ende Rollout, Anpassung oder Stopp

Ziel

Ein Anwendungsfall, echte Daten, echte Anwender

Der Pilot beantwortet drei Fragen: Funktioniert die Lösung technisch? Hilft sie den Mitarbeitenden tatsächlich? Und lohnt sich der Aufwand für eine breitere Einführung?

Wir halten den Umfang bewusst klein. Ein begrenzter Nutzerkreis, klare Erfolgskriterien und ein fester Zeitrahmen sorgen dafür, dass das Risiko überschaubar bleibt und das Ergebnis aussagekräftig ist.

Ablauf

Typische Dauer: 4 bis 8 Wochen vom Start bis zur Entscheidung.

  1. Zuschnitt und Erfolgskriterien
    Woche 1

    Umfang, Nutzerkreis, Daten und Kennzahlen werden verbindlich festgelegt.

  2. Aufbau des Prototyps
    Woche 2 bis 4

    Anbindung der Datenquellen, Konfiguration von Modell, Prompts und Automatisierung, erste Tests.

  3. Praxistest mit Anwendern
    Woche 4 bis 7

    Ein kleiner Nutzerkreis arbeitet mit der Lösung. Wir begleiten, sammeln Feedback und justieren nach.

  4. Auswertung
    Woche 7 bis 8

    Vergleich mit den Erfolgskriterien, Bewertung von Qualität, Aufwand und Risiko.

  5. Entscheidung
    Woche 8

    Gemeinsame Besprechung der Ergebnisse und Entscheidung über den Rollout.

Ergebnisse

Was der Pilot liefert

  • Lauffähiger PrototypEine funktionierende Lösung im echten Arbeitsumfeld, nicht nur eine Präsentation.
  • Messung gegen ErfolgskriterienVorher festgelegte Kennzahlen, etwa Bearbeitungszeit, Qualität und Nutzerakzeptanz.
  • Feedback der AnwenderStrukturierte Rückmeldungen aus dem Team als Grundlage für Verbesserungen.
  • Aufwands- und KostenprognoseBelastbare Spannen für Rollout und Betrieb auf Basis echter Erfahrungen.
  • Risiko- und QualitätsberichtDokumentierte Grenzen, Fehlerfälle und Gegenmaßnahmen.
  • Go-/No-Go-EmpfehlungEine ehrliche Empfehlung, ob und wie der Rollout sinnvoll ist.

Rollen

Wer macht was: Kunde und brandnext

Wer macht was in der Phase Pilot
AufgabeKundebrandnext
Zuschnitt und Erfolgskriterienentscheidetführt
Datenfreigabe und Zugriffsrechteführtwirkt mit
Aufbau des Prototypswirkt mitführt
Praxistest im Arbeitsalltagführtwirkt mit
Auswertung gegen die Kriterienwirkt mitführt
Go-/No-Go-Entscheidungentscheidetführt

führt setzt um und treibt voran · entscheidet gibt frei · wirkt mit liefert zu · informiert wird auf dem Laufenden gehalten

Risiken

Typische Stolpersteine und wie wir ihnen begegnen

  • RisikoErfolgskriterien bleiben unklar

    GegenmaßnahmeKennzahlen und Zeitrahmen werden vor dem Start verbindlich festgelegt.

  • RisikoDatenschutz oder Zugriffsrechte sind nicht geklärt

    GegenmaßnahmeKlärung vorab, sensible Daten nur nach Freigabe und in abgesicherter Umgebung.

  • RisikoDie Anwender nutzen die Lösung kaum

    GegenmaßnahmeKleiner Nutzerkreis, Begleitung im Alltag und kurze Feedbackschleifen.

  • RisikoDer Prototyp lässt sich nicht weiterverwenden

    GegenmaßnahmeAufbau so, dass er im Rollout weiterentwickelt werden kann.

Phase 3 · 8 bis 16 Wochen

Rollout

Vom Pilot in den Regelbetrieb: integriert, abgesichert, befähigt.

Entscheidung am Ende Übergabe in den Betrieb und Betriebsmodell

Ziel

Aus einer Lösung wird ein Teil Ihres Betriebs

Im Rollout geht es um mehr als Technik. Die Lösung wird an Ihre Systeme angebunden, Verantwortlichkeiten werden geklärt, Regeln für den sicheren Einsatz festgelegt und die Mitarbeitenden gezielt befähigt.

Wir führen schrittweise ein, etwa team- oder standortweise. So bleiben Sie handlungsfähig und können aus jeder Welle lernen.

Ablauf

Typische Dauer: 8 bis 16 Wochen, abhängig von Zahl der Nutzer, Systemanbindungen und Standorten.

  1. Rollout-Plan
    Woche 1 bis 2

    Wellen, Verantwortliche, Zeitplan und Erfolgsmessung werden gemeinsam festgelegt.

  2. Härtung und Integration
    Woche 3 bis 8

    Wir bringen die Lösung auf Produktionsniveau und binden sie an die relevanten Systeme an.

  3. Governance einführen
    Woche 5 bis 10

    Richtlinien, Rollen, Freigabeprozesse und Dokumentation werden etabliert.

  4. Befähigung der Teams
    Woche 9 bis 14

    Schulungen, Sprechstunden und Leitfäden, damit die Lösung im Alltag genutzt wird.

  5. Schrittweise Einführung
    Woche 11 bis 16

    Welle für Welle in den Regelbetrieb, mit Begleitung und kurzen Feedbackschleifen.

Ergebnisse

Was der Rollout liefert

  • Produktive LösungStabil betrieben, mit Zugriffsrechten, Protokollierung und definierten Qualitätsstandards.
  • Integration in Ihre SystemeAnbindung an CRM, ERP, Dokumentenablage oder Telefonie, wo sie Nutzen stiftet.
  • Governance und RichtlinienVerbindliche Regeln zu Datenschutz, EU AI Act, Freigaben und Verantwortlichkeiten.
  • Geschulte TeamsPraxisnahe Schulungen und Leitfäden für Anwender und Verantwortliche.
  • Dokumentation und ÜbergabeNachvollziehbare Beschreibung von Aufbau, Betrieb und Pflege.
  • KommunikationsplanAbgestimmte Information von Belegschaft, Betriebsrat und gegebenenfalls Kunden.

Rollen

Wer macht was: Kunde und brandnext

Wer macht was in der Phase Rollout
AufgabeKundebrandnext
Rollout-Plan und Wellenwirkt mitführt
Härtung und Systemanbindungwirkt mitführt
Richtlinien und Freigabeprozesseentscheidetführt
Schulungen für die Teamswirkt mitführt
Information von Belegschaft und Betriebsratführtwirkt mit
Einführung Welle für Welleführtwirkt mit

führt setzt um und treibt voran · entscheidet gibt frei · wirkt mit liefert zu · informiert wird auf dem Laufenden gehalten

Risiken

Typische Stolpersteine und wie wir ihnen begegnen

  • RisikoVorbehalte im Team

    GegenmaßnahmeAnwender von Beginn an einbeziehen, offen über Grenzen sprechen, Schulung und Begleitung fest einplanen.

  • RisikoDie Systemanbindung ist aufwendiger als gedacht

    GegenmaßnahmeTechnische Prüfung schon in Analyse und Pilot, Anbindung in Etappen.

  • RisikoPflichten aus dem EU AI Act werden übersehen

    GegenmaßnahmeEinordnung der Lösung und Maßnahmen von Beginn an im Rollout-Plan.

  • RisikoDie Verantwortung für den Betrieb ist offen

    GegenmaßnahmeBetriebsmodell wird im Rollout entschieden und dokumentiert.

Phase 4 · laufend

Betrieb & Optimierung

Qualität sichern, Kosten steuern, Wirkung kontinuierlich steigern.

Entscheidung am Ende Roadmap und Prioritäten im Quartalsreview

Ziel

Stabil, bezahlbar und stetig besser

Im Betrieb geht es um drei Dinge: Die Lösung liefert zuverlässig gute Ergebnisse, die Kosten bleiben im Rahmen, und Risiken werden früh erkannt.

Gleichzeitig nutzen wir die Erfahrungen aus dem Alltag, um bestehende Lösungen zu verbessern und neue Anwendungsfälle aus Ihrer Roadmap anzugehen. So wächst der Nutzen Schritt für Schritt.

Ablauf

Der Betrieb ist ein laufender Zyklus ohne festes Ende. Üblich sind Vereinbarungen mit Mindestlaufzeit und monatlichem Berichtsrhythmus.

  1. Übergabe in den Betrieb
    Zu Beginn

    Klare Rollen, Meldewege und Reaktionszeiten für Störungen und Änderungswünsche.

  2. Monitoring und Berichte
    Monatlich

    Kennzahlen zu Qualität, Nutzung und Kosten, monatlich aufbereitet.

  3. Verbesserung im laufenden Betrieb
    Laufend

    Kleine Anpassungen und Korrekturen fließen kontinuierlich ein.

  4. Quartalsreview
    Quartalsweise

    Strategischer Rückblick, Anpassung der Roadmap und Priorisierung neuer Vorhaben.

Ergebnisse

Was die Begleitung im Betrieb umfasst

  • QualitätsmonitoringRegelmäßige Stichproben und Kennzahlen zu Antwortqualität, Fehlerquote und Nutzung.
  • Kosten- und NutzungssteuerungTransparenz über Modell-, Betriebs- und Lizenzkosten mit Hinweisen zur Optimierung.
  • Pflege von Wissen und PromptsAktualisierung von Wissensquellen, Anweisungen und Automatisierungen bei Änderungen im Unternehmen.
  • Sicherheits- und Compliance-CheckLaufende Prüfung von Zugriffsrechten, Datenflüssen und regulatorischen Anforderungen.
  • Modell- und TechnologiebewertungWir prüfen neue Modelle und Werkzeuge und empfehlen Wechsel nur bei klarem Vorteil.
  • QuartalsreviewGemeinsamer Blick auf Wirkung, Risiken und die nächsten Anwendungsfälle.

Rollen

Wer macht was: Kunde und brandnext

Wer macht was in der Phase Betrieb & Optimierung
AufgabeKundebrandnext
Übergabe, Meldewege und Reaktionszeitenwirkt mitführt
Monitoring und Monatsberichtinformiertführt
Kleine Anpassungen und Korrektureninformiertführt
Größere Änderungen freigebenentscheidetwirkt mit
Quartalsreview und Priorisierungentscheidetführt

führt setzt um und treibt voran · entscheidet gibt frei · wirkt mit liefert zu · informiert wird auf dem Laufenden gehalten

Risiken

Typische Stolpersteine und wie wir ihnen begegnen

  • RisikoDie Antwortqualität lässt unbemerkt nach

    GegenmaßnahmeRegelmäßige Stichproben und Kennzahlen im Monatsbericht.

  • RisikoDie Kosten steigen schleichend

    GegenmaßnahmeTransparenz über Modell-, Betriebs- und Lizenzkosten mit Hinweisen zur Optimierung.

  • RisikoEin Modellanbieter ändert etwas

    GegenmaßnahmeMöglichst anbieterunabhängiger Aufbau, Auswirkungen prüfen und Alternativen testen.

  • RisikoWissensquellen und Anweisungen veralten

    GegenmaßnahmeFeste Pflege von Wissen und Prompts bei Änderungen im Unternehmen.

Dauerangaben sind Erfahrungswerte für mittelständische Unternehmen, keine Zusage.

Haltung

Klein anfangen, sauber belegen, dann skalieren

Wir verkaufen keine Großprojekte auf Verdacht. Jede Phase hat ein Ziel, ein Ergebnis und eine Entscheidung. So bleibt das Risiko für Ihr Unternehmen überschaubar, und die Investition folgt dem nachgewiesenen Nutzen.

Die Dauerangaben auf den Phasenseiten sind Erfahrungswerte für mittelständische Unternehmen. Im Strategie-Call klären wir, was für Ihre Ausgangslage realistisch ist.

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