Case Study · Handel & E-Commerce
KI-Strategie: aus vielen Ideen eine Reihenfolge
Ausgangslage
Viele Ideen, kein gemeinsamer Plan
Das Unternehmen verkauft Fachsortimente über einen eigenen Online-Shop, Marktplätze und mehrere Filialen. Fast jeder Bereich hatte eigene KI-Ideen: Produkttexte, Kundenservice, Bedarfsprognose, Preisgestaltung. Einzelne Mitarbeitende nutzten bereits frei verfügbare Chatwerkzeuge, ohne abgestimmte Regeln.
Die Folgen waren im Alltag sichtbar: Zwei Abteilungen prüften unabhängig voneinander ähnliche Werkzeuge, Produkttexte entstanden in uneinheitlichem Stil, und niemand wusste, welche Kundendaten in welchen Diensten landeten. Ein Budget gab es nicht, weil es keine belastbare Einschätzung des Aufwands gab.
Die Geschäftsführung stand vor der Frage, womit man anfängt, was es kostet und welche Risiken bestehen. Es gab weder eine Priorisierung noch Klarheit zu Datenschutz und EU AI Act.
Vorgehen
Von der Ideensammlung zur Roadmap
Die Strategiearbeit entsprach unserer Analysephase und mündete in einem Pilot-Vorschlag.
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Standortbestimmung
Wir haben Reifegrad, Datenlage, Systeme und Kompetenzen eingeordnet und vorhandene Schatten-KI-Nutzung offen aufgenommen, ohne Schuldzuweisung. Das Ergebnis war ein ehrliches Bild, auf dem alle weiteren Schritte aufbauten. -
Use-Case-Workshop
In einem halben Tag wurden rund zwei Dutzend Ideen gesammelt und nach Nutzen, Aufwand, Datenlage und Risiko bewertet. Alle Fachbereiche saßen am Tisch, die Bewertung erfolgte gemeinsam und nachvollziehbar. -
Roadmap und Leitplanken
Aus der Bewertung entstanden eine Reihenfolge für zwölf Monate, einfache Nutzungsregeln für KI im Alltag und eine erste Einschätzung zum EU AI Act. Die Regeln passen auf eine Seite. -
Pilot-Zuschnitt
Als erster Schritt wurde die Erstellung und Pflege von Produkttexten gewählt, weil Nutzen und Datenlage klar und das Risiko gering waren. Erfolgskriterien und ein Prüftermin wurden vorab festgelegt.
- priorisiert nach Nutzen, Aufwand und Risiko
- 12-Monats-Roadmap
- für die ersten zwei Quartale ausgewählt
- 3 Anwendungsfälle
- Nutzungsregeln für alle Mitarbeitenden
- Klare Leitplanken
- von Auftakt bis Roadmap (Spanne)
- Richtwert: 3 bis 5 Wochen
Was wir mitnehmen
Wirkung entsteht hier durch Fokus. Das Unternehmen hat bewusst auf mehrere attraktive Ideen verzichtet, um zuerst mit wenigen Vorhaben Erfahrung zu sammeln.
Nach rund vier Wochen lag eine Roadmap vor, die die Geschäftsführung ohne weitere Erklärung an alle Bereiche weitergeben konnte. Drei Anwendungsfälle waren für die ersten beiden Quartale gesetzt, jeweils mit einer verantwortlichen Person und einem Prüftermin. Die übrigen Ideen blieben nicht verloren, sondern wurden mit Begründung für spätere Quartale vorgemerkt. Erstmals konnte das Unternehmen Fragen zu Kosten und Risiken mit einer Reihenfolge beantworten statt mit einer Wunschliste.
Drei Learnings
- Die vorhandene Nutzung von Chatwerkzeugen nicht zu verbieten, sondern in geordnete Bahnen zu lenken, erhöhte die Akzeptanz im Team deutlich.
- Die Fachbereiche waren von Beginn an beteiligt. Dadurch kamen die Anwendungsfälle aus dem Tagesgeschäft und nicht aus der Technik.
- Die Verantwortung für KI wurde früh einer festen Rolle zugeordnet. Das verhindert, dass Themen zwischen IT, Marketing und Geschäftsführung liegen bleiben.
Die Angaben zu Dauer und Umfang sind Richtwerte und hängen von Größe, Bereichen und Verfügbarkeit der Beteiligten ab. Die Fallbeschreibung ist ein anonymisiertes Muster.
Wir wissen jetzt, womit wir anfangen und warum. Und wir haben endlich gemeinsame Spielregeln für den Umgang mit KI.